Hướng Dẫn Cách Chuyển Văn Phòng Trọn Gói Từ A-Z

Chuyển văn phòng có thể nói là nỗi ám ảnh với nhiều doanh nghiệp vì trong quá trình vận chuyển, ít hay nhiều cũng sẽ gây ra những xáo trộn nhất định đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Chuyển văn phòng bắt đầu từ đâu ? Lên kế hoạch như thế nào ? Đơn vị chuyển văn phòng nào uy tín, chất lượng ?Đừng lo lắng, bộ bí kíp chuyển văn phòng từ A-Z dưới đây sẽ giúp Bạn tháo gỡ mọi khó khăn khi chuyển văn phòng.

Bài viết được tổng hợp từ kinh nghiệm vận chuyển hơn 1000 văn phòng của Nhành Mai Mới, nội dung chia theo lộ trình từ khi tìm văn phòng mới, bắt đầu vận chuyển và các bước để doanh nghiệp nhanh chóng ổn định tại văn phòng mới.

I – Tìm văn phòng mới

Cân nhắc việc chọn văn phòng mới

Trước khi quyết định chuyển văn phòng mới, bạn nên nghĩ về lý do tại sao bạn muốn chuyển văn phòng. Đây là một thay đổi lớn, có thể mang đến nhiều cơ hội nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro. Vì vậy, Bạn nên chắc chắn rằng chuyển văn phòng là việc làm cần thiết, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. 

Xác định các tiêu chí tại văn phòng mới

Bạn nên bàn bạc với đội ngũ quản lý của mình và xác định chính xác những yêu cầu ở văn phòng mới, càng chi tiết càng tốt. Đó có thể là không gian làm việc lớn hơn cho nhân viên, phòng hội thảo lớn hơn, nhiều không gian phục vụ việc kinh doanh hơn hay vị trí thuận lợi để gặp gỡ khách hàng…

Dưới đây là một vài gợi ý về tiêu chí văn phòng mới:

  • Vị trí của văn phòng, diện tích, giá thuê.
  • Đặc điểm văn phòng: các phòng ban, thang máy, thiết kế…
  • Các yêu cầu khác: phong thủy, tiện ích xung quanh, thương hiệu tòa nhà

Sau khi tìm được những văn phòng phù hợp với yêu cầu, Bạn nên tham khảo ý kiến nhân viên và các bên liên quan trước khi đưa ra quyết định quan trọng, vì nó sẽ có tác động lớn đến họ.

Tổ chức cuộc họp với nhân viên và thảo luận về ưu nhược điểm của từng địa điểm kèm hình ảnh cụ thể về không gian. Khuyến khích nhân viên chia sẻ suy nghĩ và quan điểm của họ về các địa điểm văn phòng mới.

Nếu Bạn vẫn loay hoay tìm văn mới lý tưởng cho mình, hãy lướt qua danh sách những website tìm văn phòng cho thuê uy tín, biết đâu Bạn sẽ phát hiện ra văn phòng nào thú vị đấy.

văn phòng đẹp

Dự trù chi phí chuyển văn phòng

  • Chi phí trang trí, sửa sang tại văn phòng mới.
  • Chi phí mua sắm các thiết bị mới tại văn phòng mới.
  • Chi phí vật tư chuyển văn phòng: thùng carton, băng keo, màng bao bọc,..
  • Chi phí thuê nhân công vận chuyển (sử dụng người của công ty hay thuê bên ngoài)
  • Chi phí thuê dịch vụ chuyển dọn văn phòng. (Tham khảo: cách tính giá chuyển văn phòng).

cách tính giá chuyển nhà

II – Lên kế hoạch chuyển văn phòng

1. Xác định thời gian chuyển văn phòng

Không phải thời gian nào cũng thích hợp để chuyển văn phòng vì khi thay đổi, doanh nghiệp của Bạn cũng phải mất ít nhất 1 tuần để ổn định tại văn phòng mới. Thời điểm tốt nhất để chuyển văn phòng là khoảng thời gian khối lượng công việc của doanh nghiệp không quá nhiều, thường là sau Tết Nguyên Đán.

2. Lập danh sách đồ đạc văn phòng

Lên danh sách chi tiết đồ đạc văn phòng và xác định đồ nào sẽ chuyển đi, đồ nào không còn sử dụng (bỏ, thanh lý, tặng…). Giữ các bản kiểm kê đồ đạc của từng phòng để đối chiếu lại khi đến văn phòng mới.

Các văn kiện, tài liệu của khách hàng và công ty đặc biệt quan trọng. Để hồ sơ không bị mất mát hoặc thất lạc trong quá trình vận chuyển, Bạn nên sao chép và lưu trữ lại các tài liệu mật hoặc tài liệu quan trọng.

check list chuyển văn phòng

3. Lên sơ đồ bố trí đồ đạc tại văn phòng mới

Vị trí các phòng ban cần được cân nhắc dựa vào điều kiện thực tế sao cho quá trình làm việc hiệu quả nhất. Ngoài ra, Bạn có thể liên hệ với các đơn vị thiết kế hỗ trợ để không gian làm việc trở nên sáng tạo và độc đáo hơn.

4. Chọn giải pháp chuyển văn phòng

Bạn sẽ có 3 phương án vận chuyển kết hợp cùng công ty chuyển văn phòng:

  • Chỉ thuê xe tải: Tận dụng nhân viên trong công ty để đóng gói và vận chuyển từ văn phòng ra xe tải.
  • Kết hợp một phần: Nhân viên trong công ty tự đóng gói trước đồ đạc, việc còn lại sẽ do công ty chuyển dọn đảm nhiệm.
  • Thuê trọn gói: Công ty chuyển dọn sẽ thực hiện toàn bộ các công việc đóng gói, bao bọc, vận chuyển và lắp đặt từ văn phòng cũ sang văn phòng mới.

Hãy tham khảo 3 công ty chuyển văn phòng uy tín tại TPHCM để có thể đưa ra lựa chọn phù hợp.

Thông thường để tìm đơn vị chuyển văn phòng uy tín, Bạn có thể hỏi bạn bè, người thân đã từng sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng để nghe lời khuyên và góp ý. Với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, Bạn cũng có thể dễ dàng tham khảo các đơn vị chuyển văn phòng trên internet.

Tiêu chí để nhận diện các đơn vị chuyển nhà uy tín, chất lượng:

  • Năm thành lập: Tuổi đời của công ty có ảnh hưởng rất lớn kinh nghiệm và chất lượng phục vụ của công ty
  • Xem đánh giá của khách hàng: Bạn có thể tìm Fanpage của các công ty chuyển văn phòng và xem đánh gía của khách hàng ở mục Reviews. Bạn sẽ phần nào biết được chất lượng dịch vụ của đơn vị chuyển dọn đó thông qua lời nhận xét, góp ý của khách hàng
  • Chính sách của đơn vị vận chuyển: chính sách bồi thường, chính sách về giá,…

Danh Gia Nhanh Mai Moi

5. Lên kế hoạch chi tiết

Bảng kế hoạch chi tiết sẽ bao gồm tất cả các công việc, thời gian cụ thể, người đảm nhiệm để đảm bảo không để sót bất cứ công việc nào trong quá trình chuyển dọn. Bảng kế hoạch phải được chuẩn bị ít nhất 7 – 14 ngày trước khi chuyển sang văn phòng mới.

III – Chuẩn bị chuyển văn phòng

Chọn thời gian chuyển dọn phù hợp với công ty

Nên chọn thời gian bắt đầu vào buổi sáng để quá trình vận chuyển hoàn tất trong ngày, tránh bị kéo dài sang ngày hôm sau. Nếu Bạn quan tâm đến phong thủy thì xem ngày đẹp chuyển văn phòng cũng rất quan trọng, vì nó có thể ảnh hưởng đến tài vận của cả doanh nghiệp.

Chuẩn bị giấy tờ cần thiết khi chuyển văn phòng

  • Xin phép tòa nhà chuyển đi và chuyển đến
  • Xin phép sử dụng thang máy tải hàng trong tòa nhà.
  • Chấm dứt hợp đồng sử dụng wifi, điện, nước, bưu điện
  • Chấm dứt hợp đồng thuê nhà và những tiện ích khách đang sử dụng tại văn phòng cũ…

Đồng thời, Bạn cũng phải chuẩn bị thông báo với khách hàng, đối tác về việc chuyển địa chỉ văn phòng mới thông qua văn bản, website, báo chí, name card,..

Đánh dấu đồ đạc

Sử dụng giấy note để đánh dấu các đồ đạc cần lưu ý cho nhân viên chuyển dọn, ví dụ đồ đạc nào không chuyển đi, đồ đạc nào cần cẩn trọng… 

Trong trường hợp nhân viên tự đóng gói, Bạn hãy tổ chức một buổi hướng dẫn thực tế cho nhân viên về cách đóng gói, cách bảo quản vật dụng cá nhân, cách đánh dấu và phân loại hồ sơ,…để đảm bảo quá trình đóng gói khoa học và tiết kiệm thời gian.

Liên hệ lại đơn vị vận chuyển

1-2 ngày trước khi tiến hành vận chuyển, Bạn nên liên hệ lại với đơn vị vận chuyển xác nhận lại về thời gian, những quy định ra vào của tòa nhà, chỗ đỗ xe, đảm bảo có đầy đủ vật tư cần thiết cho việc bao bọc.

đóng gói đồ đạc văn phòng

IV – Thực hiện chuyển văn phòng

Tại văn phòng cũ

  • Vào ngày chuyển văn phòng, Bạn phải cử một người đại diện trực tiếp điều hành và làm việc với công ty vận chuyển, thường xuyên giữ liên lạc và hỗ trợ những vấn đề họ vướng mắc.
  • Bố trí ít nhất 2 nhân viên giám sát quá trình vận chuyển văn phòng, 1 nhân viên giám sát tại văn phòng, 1 nhân giám sát đầu lên xe tải (Nếu có thêm điểm tập kết đồ đạc, phải cử thêm nhân viên giám sát tại vị trí này).
  • Sau khi tất cả đồ đạc được chuyển lên xe tải, phải có nhân viên áp tải. Nếu không có, Bạn phải chuẩn bị giấy niêm phong, hoặc kẹp chì để khóa thùng xe tải nhằm đảm bảo thùng xe không được mở trước khi có sự chứng kiến của người trong công ty.
  • Tiến hành sửa chữa, dọn dẹp văn phòng cũ để trả lại mặt bằng theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng cho thuê.
  • Trả lại tài sản cho chủ nhà hoặc chủ sở hữu tài sản văn phòng cũ (giấy phép đậu xe, chìa khóa…).

cách bao bọc bàn ghế

Tại văn phòng mới

  • Chủ động tìm kiếm vị trí thuận lợi cho xe tải xuống hàng.
  • Sắp xếp vận chuyển các phòng ban theo thứ tự. Nếu doanh nghiệp có nhiều phòng ban, Bạn nên sắp xếp di chuyển ưu tiên những phòng ban quan trọng để họ có thể bắt đầu lại công việc ngay sau đó.
  • Kiểm kê đồ đạc và ký giấy xác nhận hoàn thành dịch vụ.

Lưu ý: Trước khi tiến hành ký xác nhận, Bạn nên kiểm tra thật kỹ đồ đạc, không được ký nhanh cho xong việc vì nó có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình khiếu nại bồi thường sau này.

dịch vụ cho thuê xe tải

IV – Sau khi vận chuyển

Phát hiện đồ đạc bị hư hỏng, mất mát

Nếu phát hiện đồ đạc bị hư hỏng, thất lạc, trước tiên cần kiểm tra thật kỹ để xác nhận chính xác tình trạng đồ đạc của Bạn. Sau đó liên hệ với đơn vị chuyển văn phòng để có hướng giải quyết cụ thể.

Hòa nhập nhân viên với chỗ làm mới

Để giúp quá trình hội nhập môi trường mới dễ dàng hơn cho nhân viên, Bạn hãy hỏi han, động viên và lắng nghe ý kiến của họ về văn phòng mới. Một buổi tiệc nho nhỏ hoặc một chầu trà sữa, cà phê sẽ làm cho không khí ngày đầu làm việc tại văn phòng mới trở nên hứng khởi hơn.

Trên đây chính là những kinh nghiệm bổ ích khi chuyển văn phòng mới. Chúc Bạn sẽ có những trải nghiệm chuyển văn phòng thật thú vị!

4.1/5 - (23 bình chọn)
Đánh Giá Khách Hàng

Yêu Cầu Gọi Lại